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Como fazer reuniões mais produtivas


07fev2019


Todos sabemos a importância das reuniões para o negócio. É nelas que alinhamos com a equipe um direcionamento ou alinhamento. Porém a realidade é que muitas dessas reuniões hoje tomam muito tempo da equipe e o pior: são improdutivas. Não chegam ao resultado esperado. Isso além de gerar insatisfação na equipe gera perda de tempo para todos. Segue abaixo algumas dicas para que as reuniões sejam mais produtivas:

 

Divulgue antes o(s) objetivo(s) ou a pauta da reunião

É importante antes da reunião, já ter a pauta definida. Quando avisar a equipe sobre a reunião, envie a pauta ou defina antes o assunto da reunião. Isso vai trazer OBJETIVO à reunião. O que é fundamental para que seja produtiva. E vai servir de base também para que não seja tratados outros assuntos que não faça parte do objetivo ou esteja fora da pauta.

 

Seja um líder

Caso você esteja conduzindo a reunião, sempre haja como um líder, seja sério nos momentos corretos e em outros, procure quebrar o gelo para dar uma descontraída. Tenha sempre um tom de voz amigável, procure olhar nos olhos das pessoas. Evite ser muito expressivo, fale sempre com calma e trazendo sempre a importância do objetivo.

 

Evite levar muitas pessoas para a reunião

Caso a reunião tenha muitos envolvidos, procure dividir a equipe para fazer mais de uma. Uma reunião com muitas pessoas pode gerar muitas conversas paralelas e com o tempo todos podem acabar perdendo a atenção. Com isso o objetivo pode não ser atingido. Procure fazer a reunião com no máximo 8 pessoas.

 

Envie um resumo para os participantes

Ao final da reunião vale fazer uma ata com pontos importantes que foram tratados na reunião e envie para os participantes. Para que os participantes tenham a sensação de produtividade da reunião, vale sempre fazer contato com colaboradores que estavam na reunião seja para cobrar algum resultado discutido ou parabenizar por algum objetivo atingido em algum ponto da reunião. Isso faz com que os participantes deem mais crédito a tudo o que é conversado.

 

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