Matriz de Eisenhower - Sennda Software

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Matriz de Eisenhower


14jan2020


Já ouviu falar sobre Matriz de Eisenhower? Vamos conversar um pouco sobre como ela pode te ajudar a executar suas tarefas de forma mais eficiente e com isso ganhar mais tempo.

É fato que ao longo do dia e da semana temos diversas pequenas tarefas para fazer, algumas acabam demandando mais tempo do que outras e ao final do dia algumas pessoas sentem que não produziram como gostariam ou precisavam.

Essa semana falamos aqui um pouco sobre como definir metas mais eficientes para seu ano, mas após isso como colocar em prática essa meta?

Sendo uma empresa portadora de grandes ideias você precisa saber como organizar a execução das tarefas para que seja mais eficiente e com isso tenha uma gestão mais organizada.

Mais uma vez, destacamos que não adianta apenas ler o artigo sem por a mão na massa ok? Ninguém vira chefe de cozinha salvando foto de comida no Pinterest.

 

De onde vem o nome

Dwight D. Eisenhower foi o 34º Presidente dos Estados Unidos de 1953 a 1961. Ele comandou tropas americanas durante a segunda guerra e mais tarde se tornou o primeiro comandante supremo da OTAN.

Ao longo da sua vida militar precisou tomar várias decisões importantes, o que o levou a criar esse método mundialmente conhecido.

Por que usar a Matriz de Eisenhower?

A Matriz te ajuda a colocar em posições de importância as tarefas que precisam ser realizadas ao longo do tempo, com isso você sabe exatamente o que precisa começar a fazer primeiro e o que pode, por exemplo, delegar para outra pessoa.

Com isso você consegue ter uma visão mais ampla de todas as tarefas, suas prioridades e como criar um plano de ação.

Colocar as tarefas em uma lista libera sua mente para que ela foque apenas no que realmente importa. Já percebeu como quando tentamos guardar várias tarefas do dia na mente elas constantemente voltam para nos lembrar, mesmo quando estamos tentando nos concentrar em outras coisas.

No final não fazemos a primeira coisa direito nem a segunda, pois chega uma hora que nossa mente esquece algumas tarefas, que no final das contas, podem ser as primordiais.

 

 

Estudos mostram que quanto mais decisões nosso cérebro precisa tomar, menos eficiente ele se torna, pois nos tornamos cansados mais rápido.

Você pode usar essa matriz para o seu dia ou para a semana, quanto mais detalhada for, melhores resultados você alcançará.

Como usar

 

Comece seu dia separando todas as tarefas que precisam ser realizadas ou que você gostaria de fazer priorizando por seu grau de urgência e importância.

 

  • Faça primeiro

Nessa primeira parte você vai colocar aquelas tarefas que precisam de mais atenção sua,  e que apenas você pode fazer, para que essas sejam realizadas com mais agilidade, você pode colocar um cronômetro para marcar o tempo que você está dedicado a ela.

Essas tarefas podem, por exemplo, estar relacionadas a decisões importantes da sua empresa, como revisão de documentos importantes.

 

  • Marque um horário

São tarefas que ainda dependem exclusivamente de você, mas que podem ser feitas em um outro momento.

Atividades que você pode colocar com prazos menos urgentes, mas que farão com que sua sensação de improdutividade aumente, já que será mais fácil para seu cérebro visualizar que essas podem ser feitas até uma data definida.

 

  • Delegue

Essas são tarefas que são urgentes, precisam ser feitas com prioridade, não requerem diretamente sua atenção, aqui entra a hora de colocar a equipe para te ajudar, ter uma pessoa da sua equipe para te auxiliar em tarefas mais simples e que não requerem tanto de você.

Essas tarefas podem ser acompanhadas por e-mail, telefone ou outra forma de comunicação que não demande necessariamente sua presença.

 

  • Não faça

Aproveite esse espaço para colocar os hábitos que te limitam o tempo, atividades que tiram seu foco e atrapalham o processo de produção ou organização.

Alguns exemplos são: Navegar na internet, olhar o celular constantemente (principalmente assuntos não relacionados a trabalho), atualizar redes sociais pessoais em horário de trabalho, ver televisão… Enfim qualquer coisa que pode tirar você do foco das suas tarefas.

 

Deixe bem visível

Após todas essas definições, você deve colocar esse quadro em um lugar visível, para você ou sua equipe olhar constantemente.

Gerenciar uma grande equipe pode se mostrar um trabalho mais simples quando todos os envolvidos estão cientes de todas as tarefas que serão realizadas e como elas são importantes e urgentes para a empresa.

Se um comandante de um grande exército criou essa estratégia e ficou conhecido como um homem produtivo e organizado, claro que é possível alcançar resultados promissores com essa mesma aplicação.

 

Agora que você já tem uma ideia de como trabalhar com essa ferramenta fantástica de organização, vamos colocar a mão na massa!

Estudos mostram que precisamos de pelo menos 21 dias para adquirir um novo hábito, então se esforce e tenha e veja seus resultados mais rápido!

Esperamos ter te ajudado com esse método.

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